EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stellt lokale Vereine vor neue Hürden

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stellt auch die Vereine vor neue Aufgaben. Pixabay, skylarvision

Ein außerordentlich bürokratischer Aufwand oder ein bedeutender Gewinn in Sachen Datensicherheit? Diese Frage wirft die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) auch bei vielen Vereinen in der Region auf.

Region (hk) Ein außerordentlich bürokratischer Aufwand oder ein bedeutender Gewinn in Sachen Datensicherheit? Diese Frage wirft die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) auf, die mit dem Ende der zweijährigen Übergangsfrist am 25. Mai 2018 zur Anwendung kommt. Die DS-GVO soll die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Europäischen Region vereinheitlichen und betrifft Firmen, Behörden, aber auch Vereine. Für diese gilt es nun, ihre hauseigene Datenverarbeitung intensiv zu prüfen, denn mit der DS-GVO gehen bei Zuwiderhandlungen auch hohe Strafen einher. Die neue Grundverordnung trifft nicht überall auf Begeisterung. „Wir erwarten durch Erstellung einer neuen Vereinssatzung zusätzlichen Aufwand“, sagt Arno Haggenmüller vom Musikverein Bauerbach und stellt fest: „Dies ist nicht nur ein zusätzlicher Zeit-, sondern auch Kostenfaktor.“

SV Kickers Büchig mit Bestandsaufnahme

Um der DS-GVO Rechnung zu tragen, hat der SV Kickers Büchig eine Bestandsaufnahme gemacht, an welchen Stellen personenbezogene Daten vorhanden sind. Im Rahmen einer Vorstandssitzung wurden außerdem weitere Maßnahmen beschlossen: Die Anpassung des Aufnahmeantrags für Mitglieder gemäß den Vorgaben der DS-GVO, das Erstellen einer Datenschutzrichtlinie, in der auch die Vorgehensweise im Zusammenhang mit einer Datenpanne aufgeführt ist sowie das Erstellen einer Datenschutz-Policy, die auf der Homepage der Kickers veröffentlicht wird. „Alle Teilnehmer waren sich einig, das Thema ordnungsgemäß umzusetzen“, berichtet der neu ernannte Datenschutzverantwortliche Ulrich Reichle. Zudem soll ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt werden, das Herzstück der Grundverordnung, das bei einer Prüfung durch den Gesetzgeber vorgelegt werden kann.Aus dem Verarbeitungsverzeichnis muss klar hervorgehen, wo welche Daten erhoben und gespeichert werden und mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Sicherheit der Daten gewährleistet wird. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört beispielsweise die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten. Eine technische Maßnahme ist die Zugriffskontrolle auf Daten durch unterschiedliche Berechtigungen.

„Angemessenes Schutzniveau gewährleisten“

Maßnahmen dieser Art verfolgt die Vereinigung Alt-Brettheim (VAB), Veranstalter des Peter-und-Paul-Fests, mit Nachdruck, und das seit über einem halben Jahr. Um ein „angemessenes Schutzniveau“ zu gewährleisten – so will es der Gesetzgeber – hat die VAB eine komplett neue Mitgliederverwaltung auf die Beine gestellt, in der die sensiblen Informationen in einem Rechenzentrum eines Webhosting-Unternehmens verwaltet werden. Für die Datenverwaltung seien „dedizierte Zugangsrechte“ vergeben worden, wie Jürgen Bischoff vom Marketing-Team erklärt, sodass entsprechend der Berichtigungen nur bestimmte Teilbereiche eingesehen werden können. Das System basiert also auf einem Rollen- und Rechtekonzept. „Das war einfach notwendig, sonst hätten wir die Anforderungen nicht erfüllen beziehungsweise eine Basis für die neuen Regelungen schaffen können.“

"Die Bestimmungen des Datenschutzes sind umzusetzen"

Allein in das Umstellen der Mitgliederverwaltung und das Einrichten des neuen Systems habe der Verein einen zeitlichen Aufwand von mehr als hundert Stunden investiert. Hinzu komme die Zeit für das Erarbeiten der Datenschutzgesetze und die Schulungen der Verantwortlichen. Zusätzlich wurde eine Art Anlaufstelle für die Betroffenen eingerichtet. „Jeder hat das Recht zu erfahren, welche Daten gespeichert sind“, so Bischoff. Erich Strobel vom Männergesangverein „Liederkranz“ Neibsheim verfolgt die Neuerungen rund um den Datenschutz ähnlich streng: "Die Bestimmungen des Datenschutzes sind umzusetzen, egal wie arbeitsintensiv sich die Aktualisierung darstellt." Strobel begründet das damit, dass Vereinsmitglieder die Sicherheit haben müssen, dass die erhobenen Daten vor Zugriff Unbefugter geschützt sind und ohne Einverständnis nicht an Dritte weitergegeben werden. "Verwaltungsarbeit muss sein, um der Verantwortung gegenüber den Vereinsmitgliedern gerecht zu werden", so Strobel.

"Handwerksbetriebe und Vereine mit Situation überfordert"

Auch der Obst- und Gartenbauverein Jöhlingen, vertreten durch Renate Müller, bereitet sich auf die DS-GVO vor, indem sie derzeit in einer kleinen Arbeitsgruppe ein Datenschutz-Managementsystem inklusive Verarbeitungsverzeichnis erarbeitet. Da im OGV Jöhlingen weniger als zehn Personen mit der Datenverarbeitung befasst sind, ist ein Datenschutzbeauftragter nicht erforderlich. Trotz überschaubarem Aufwand sieht Müller in der DS-GVO versteckte Gefahren. „Ich würde behaupten, dass viele Unternehmen, Handwerksbetriebe und Vereine mit der derzeitigen Situation überfordert und auf Schulungen angewiesen sind“, so Müller. Es würden zwar vom Land Informationen zur Verfügung gestellt, aber dies sei lediglich eine Information und für die praktische Umsetzung nicht ausreichend. „Die Dachverbände der Vereine sind hier gefordert, den angeschlossenen Vereinen mit klaren Leitlinien zu helfen.“

Verwaltungsarbeit vs. Spaß am Ehrenamt

Die Diskussion um die DS-GVO rückt auch wieder die Frage in den Fokus, in welchem Verhältnis die Verwaltungsarbeit und der Spaß am Ehrenamt stehen. „Ohne Ehrenamt funktioniert unsere Gesellschaft nicht. Aber aufgrund vieler Regularien im rechtlichen, steuerlichen und versicherungsrechtlichen Bereich wird die Vereinsarbeit immer anspruchsvoller und zeitintensiver“, so Müller vom OGV Jöhlingen. Unter diesen Umständen werde es künftig immer schwieriger werden, Vereinsvorstände zu motivieren und neue Anwärter zu finden. Auch Haggenmüller vom Musikverein Bauerbach weiß: „Staatliche Stellen erwarten immer mehr Engagement im Ehrenamt und gleichzeitig werden Gesetze und Verordnungen erlassen, die den Aufwand jedes einzelnen erheblich vergrößern.“ Die „übertriebene Regelungswut der Gesetzgebung verursacht durch den Datenmissbrauch globaler Unternehmen“ werde unverhältnismäßig jedem Verein übergestülpt.
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