Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO für Kunden (B2B/B2C)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bestandteile dieses Schreibens auf Sie zutreffen, da die Frage, welche Daten im Einzelnen verarbeitet, und in welcher Weise genutzt werden, sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen richten.

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

WMV Werbung Marketing & Verlag GmbH & Co. KG

Pforzheimer Str. 46
75015 Bretten
Tel: 07252 9396-8400
Fax: 07252 9396-188415
www.w-m-v.de
E-Mail: info@w-m-v.de

Unsere Datenschutzbeauftragte der AGOR AG erreichen Sie unter: info@agor-ag.com oder unter Tel.: +49 (0) 69 - 9494 32 410. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.agor-ag.com verfügbar.

II. Datenkategorien, Rechtsgrundlage und Zwecke der Verarbeitung

1. Vertragliche Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden (B2C und B2B)

a) Kundenverwaltung
Im Rahmen unserer vertraglichen Beziehung zu unseren Kunden verarbeiten wir Daten innerhalb der Stammdatenverwaltung. Dies beinhaltet in der Regel die Verwaltung der Daten innerhalb unseres Anzeigensystems sowie die Zustellung von Service-Mails innerhalb der Erbringung unserer Dienstleistung.

Innerhalb der internen Kommunikation und der externen Kommunikation mit unseren Kunden bedienen wir uns den üblichen Kommunikationswegen, die insbesondere per E-Mail, Telefonie und schriftlich (per Post) sattfinden. Darüber hinaus beinhaltet die Kundenverwaltung die Erstellung von Präsentationen/Tabellen, die Verwaltung von Kalendern, den Austausch von Dokumenten, sowie Chat-kommunikation und die Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen über Cloud-Dienste.

Sie haben die Möglichkeit, uns Datenänderungen (z.B. neue Lieferadresse, geänderte Bankverbindung) oder weitere Anliegen rund um ein bestehendes vertragliches Verhältnis (z.B. Reklamationen) mitzuteilen. Hierzu müssen Sie eventuell auch Adress-, Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie ggf. Informationen zu Ihrem vertraglichen Verhältnis mit uns angeben, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage mit Ihnen erfolgen.
Ihre Daten geben wir zweckbezogen und datenschutzkonform an die von uns beauftragten Vertriebs-, Marketing- und Service-Dienstleister weiter, die uns sowohl bei der Vertragserfüllung als auch dem Kundenservice unterstützen. Diese verpflichten wir vertraglich nach DSGVO Ihre Daten weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch an andere Dritte weiterzugeben.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des vertraglichen Verhältnisses werden die personenbezogenen Daten gespeichert, solange die verantwortliche Stelle dazu gesetzlich verpflichtet ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. gem. HGB, AO) betragen in der Regel bis zu zehn Jahre.

b) Zahlungsabwicklung
Essenziell für die Vertragserfüllung sind Zahlungstransaktionen innerhalb unserer Vertragsbeziehung. Sie haben bei uns die Möglichkeit Bar oder mittels Bankeinzug zu bezahlen.

Wir, bzw. die eingesetzten Zahlungsdienstleister erheben und verarbeiten für die Transaktion erforderliche Bestandsdaten wie unter anderem Kontaktdaten, Bankdaten/Kreditkartennummern, Passwörter und Vertragsangaben. Die erhobenen Daten werden lediglich durch uns, bzw. den ausgewählten Dienstleister verarbeitet und gespeichert. Das heißt, dass wir keine Transaktionsdaten erhalten und speichern. Der jeweilige Zahlungsdienstleister übermittelt uns ausschließlich Informationen über eine Bestätigung der Zahlung. Einzelne Zahlungsdienstleister können unter Umständen ihre personenbezogenen Daten zwecks einer Bonitätsprüfung an Wirtschaftsauskunfteien übermitteln.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

2. Werbung

a) E-Mail-Werbung (B2B)
Wenn Sie eine von uns versandte Werbe-E-Mail öffnen, verbindet sich eine in der E-Mail enthaltene Datei (sog. web-beacon) mit unseren Servern. So kann festgestellt werden, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden. Außerdem werden technische Informationen erfasst (z.B. Zeitpunkt des Abrufs, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Informationen dienen ausschließlich der statistischen Analyse unserer Werbekampagne. Die Ergebnisse dieser Analysen können genutzt werden, um künftige Marketingaktionen besser an die Bedürfnisse unserer Empfänger anzupassen.

Wenn Sie keine Analyse möchten, müssen Sie die E-Mail-Werbung abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder E-Mail Kontaktdaten zur Verfügung.

Sollten Sie insgesamt keine weitere E-Mail-Werbung von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft unter info@w-m-v.de widerrufen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.

b) Telefon-Werbung (B2B)
Sofern Sie uns Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO gegeben haben, nutzen wir Ihre Telefonnummer zu Werbezwecken, um Sie telefonisch zu kontaktieren. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.

Sollten Sie keine werblichen Anrufe von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung für die telefonische Kontaktaufnahme jederzeit für die Zukunft unter info@w-m-v.de widerrufen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.

3. Gewinnspiele
Sie können bei uns regelmäßig an Gewinnspielen teilnehmen. Hierfür werden die vom Betroffenen angegebenen personenbezogenen Daten zur Durchführung/Abwicklung des Gewinnspiels verwendet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO.

Die Teilnahme am Gewinnspiel erfolgt freiwillig, ohne Koppelung an sonstige Leistungen. Eine darüberhinausgehende Nutzung der Daten erfolgt nur, wenn der Betroffenen seine Einwilligung zu diesem Zwecke erteilt hat.

Eine Weitergabe der im Rahmen des Gewinnspiels erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte findet statt. Hierbei handelt es sich um unseren Partner Audiotex bei der Gewinnspieldurchführung. Die Daten werden von unserem Partner nur zweckgebunden zur Durchführung und Auslosung des Gewinnspiels genutzt.

Die personenbezogenen Daten werden spätestens drei Monate nach Abwicklung des Gewinnspieles gelöscht. Ausgenommen hiervon sind die Daten der Gewinner, diese werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.
Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, erfolgt bis zum Widerruf des Betroffenen keine Löschung der Daten.

4. Beschwerdemanagement
Sie haben jederzeit die Möglichkeit uns über Beschwerden zu informieren. Hierfür steht Ihnen, neben dem Beschwerdeformular auf unserer Webseite, auch unsere allgemeine Telefonnummer zur Verfügung.
Zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde erheben wir grundsätzlich die folgenden personenbezogenen Daten:

- Namen
- Anschrift
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage hierfür ist in der Regel die Vertragserfüllung innerhalb unserer Kundenbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Sollten Sie kein direktes Vertragsverhältnis zu uns haben, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Kommunikation auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, welches darin besteht, jegliche bei uns eingehenden Anfragen gewissenhaft und zuverlässig bearbeiten zu können.

Die erhobenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Beschwerde. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde kann es jedoch notwendig sein, dass eine Weitergabe an unternehmensinterne Stellen erforderlich ist. Die Daten werden gelöscht, wenn die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen ist, sofern dem keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

5. Besucher
Sofern Sie uns in unseren Räumlichkeiten besuchen, erheben wir zum Zweck der Zutrittskontrolle, d.h. zur Kontrolle des physischen Zutritts, personenbezogene Daten. Weitere Informationen, wie wir Ihre Daten in diesem Rahmen verarbeiten, erhalten Sie direkt bei Ihrem Besuch.

III. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Buchhaltung, Entsorgung von Verträgen).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

1. Inxmail | Newsletter-Tool
Inxmail GmbH, Wentzingerstr. 17, D-79106 Freiburg

2. Newsletter2Go (Brevo) | Newsletter-Tool
Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin

3. Audiotex | Durchführung und Auslosung von Gewinnspielen
Audiotex Deutschland GmbH, Barlachplatz 8, 23909 Ratzeburg

4. alfa Media Partner | Anzeigensystem
alfa Media Partner GmbH, Carl-Zeiss-Str. 27, 63322 Rödermark

5. AdFlow Systems | Werbemanagement
AdFlow Systems GmbH, Hauptstraße 33, 82008 Unterhaching

6. Microsoft | Kommunikation- und Kollaboration
Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA

7. Heilbronner Stimme | Service- und IT-Dienstleistungen
Heilbronner Stimme GmbH & Co. KG, Allee 2, 74072 Heilbronn

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

- Behörden (z. B. Finanzbehörden, Gerichte)
- Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
- Anwaltskanzleien und zuständige Gerichtsbarkeit zur Durchsetzung von Ansprüchen

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

IV. Rechte als Betroffene

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen.

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter:
WMV Werbung, Marketing & Verlag GmbH & Co. KG, Pforzheimer Str. 46, 75015 Bretten, Deutschland, Tel.: 07131/615-615, info@w-m-v.de

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

V. Speicherdauer

Unternehmen in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Gesetze sehen Speicherfristen z.B. für Rechnungen, Angebote oder andere vertragsrelevante Unterlagen für bis zu zehn Jahren vor. Entsprechend speichern wir Ihre Daten, welche wir im Rahmen der erfolgten vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragserfüllung erhoben haben, gemäß der gesetzlichen Regelfristen. Sofern die Daten dann nicht mehr für die Zweckerfüllung erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen, werden die Daten gelöscht.

Sofern Sie uns Ihre freiwillige Einwilligung für eine Datenverarbeitung gegeben haben, speichern wir die Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft möglich. Sofern der Löschung keine weiteren Zwecke oder Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, erfolgt mit dem Widerruf der Einwilligung eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Davon ausgenommen sind Ihr Vor- und Nachname, welche im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflichten für drei Jahre gespeichert werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden Ihre vollständigen personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname) gelöscht.

Sollten in einzelnen Fällen gesonderte Löschfristen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten, finden Sie diese Informationen jeweils bei der Datenverarbeitung unter Ziff. II.

VI. Übermittlung in ein Drittland

Es findet in Einzelfällen eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft statt.
Weiterhin werden vereinzelte personenbezogene Daten durch die WMV in den USA verarbeitet. Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

VII. Bereitstellung der Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

VIII. Automatisierte Einzelfallentscheidungen und Profiling

Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt.