Interview mit Hochzeitsplanerin Stephanie Volk

„Wenn alles aufeinander abgestimmt ist, dann entsteht ein unvergessliches Erlebnis“

Bretten (hk) Stephanie Volk ist 29 Jahre alt und studierte Event-Managerin. Im Gespräch mit der Brettener Woche/kraichgau.news erzählt sie über ihre große Leidenschaft: Das Planen von Hochzeiten. Vor drei Jahren hat sie ihre eigene Agentur gegründet und den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt. Mittlerweile ist das Unternehmen seinen Kinderschuhen entwachsen und Stephanie Volk organisiert auch Firmenevents. Sie selbst hat letztes Jahr geheiratet und wohnt in Bretten.

Frau Volk, was genau macht denn nun eine Hochzeitsplanerin?
Ich sehe mich als Dienstleisterin. Meine Aufgabe ist es die Wünsche meiner Brautpaare zu erkennen und unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets umzusetzen. Besonders beliebt und gefragt ist aktuell der Wedding-Day-Manager. Bei diesem Paket planen die Brautpaare ihre Hochzeit selbst. Ich sorge am Hochzeitstag für einen reibungslosen Ablauf, koordiniere alle gebuchten Dienstleister und bin Ansprechpartnerin für Brautpaar und Gäste. Natürlich biete ich auch die klassische Vollplanung an. Hier begleite ich meine Brautpaare meist von der Verlobung bis zu ihrem großen Tag. Ich kümmere mich um die Locationsuche, Dienstleisterbuchungen, Konzeptgestaltung und die Planung eines stimmigen Tagesablaufes. Außerdem muss ja noch das ganze Drumherum organisiert werden: Parkplätze, Hotels, die An- und Abreise, Auf- und Abbau. Das alles muss ein harmonisches Zusammenspiel ergeben ...

… und das ist dann Ihre Aufgabe.
So ist es. Ich sorge dafür, dass alles aufeinander abgestimmt ist. Mein Ziel ist, dass sich das Brautpaar auf der eigenen Hochzeit so unbeschwert wie seine Gäste fühlt. Das setzt eine monatelange Abstimmungsarbeit voraus.

Zum Beispiel mit den Dienstleistern.
Genau. Ich suche alle Dienstleister, die für die Hochzeit benötigt werden, raus und mache dem Brautpaar dann Vorschläge, passend zu ihren individuellen Wünschen. Tatsächlich schrecken aber viele von Wedding Plannern ab.

Warum?
Weil sie befürchten, dass es dann nicht mehr ihre Hochzeit ist. Aber ich glaube an das Gegenteil: Ich nehme dem Brautpaar die aufwendige Arbeit ab, indem ich die ganze Recherche mache und die Korrespondenz mit den gewählten Dienstleistern übernehme. Das Brautpaar wird aber dabei nie übergangen und trifft immer die letzten Entscheidungen.

Um welchen Bereich muss man sich besonders früh kümmern?
Die Location-Suche ist oft eine Herausforderung, einfach, weil das Angebot begrenzt ist – vor allem wenn die Hochzeit sechs Monate später stattfinden soll (lacht).

Gibt es Aspekte, um die sich das Brautpaar selbst kümmern muss?
Manche Gewerke sind sehr persönlich, zum Beispiel kirchliche Angelegenheiten oder Abstimmungen mit dem/der Trauredner/in.

Welche Feinheiten müssen vor dem großen Moment geklärt werden?
Zum Beispiel wann das Brautpaar oder die Gäste da sein müssen, wo der Caterer seinen Strom herbekommt oder der DJ zum Ausladen seines Equipments parken kann, welche Dienstleister WLAN brauchen und wer die Verlängerungskabel mitbringt.

Das sind viele Details!
(lacht) Mittlerweile weiß ich einfach, was abgehakt werden muss. Aber nur so kann ich dem Brautpaar den Rücken freihalten, damit sie wiederum einen freien Kopf haben, um sich auf die schönen Dinge zu konzentrieren. Ich finde es schade, wenn die eigentlich schöne Verlobungszeit mit Stress verbunden ist.

Was erledigen Sie am Hochzeitstag vor Ort?
Ich bin meistens schon vormittags beim Aufbau da, und empfange auch die Dienstleister bei ihrer Ankunft. Dann bin ich beim „Getting Ready“ der Braut dabei und überreiche ihr den Brautstrauß. Die Trauung ist der erste Moment, an dem ich kurz zur Ruhe kommen kann und dann erst wieder beim Abendessen. Ich bleibe eigentlich bis zum letzten Programmpunkt – etwa der Mitternachts-Snack. Danach ziehe ich mich zurück.

Wie kriegen Sie das alles ganz alleine unter einen Hut?
Ich arbeite zwar alleine, aber es geht nicht ganz ohne Unterstützung der Familie im Hintergrund. Meine Frau und mein Bruder – die beide sehr unterschiedliche Sichtweisen haben – helfen mir sehr viel und holen mich das eine oder andere Mal auf den Boden der Tatsachen zurück (lacht).

Was war der Grund selbstständig zu werden?
Ich arbeite zwar sehr gerne zu – und das habe ich auch in den Jahren, als ich bei großen Messen gearbeitet habe, gemerkt – aber so muss ich mich nicht an starre Richtlinien oder bürokratische Umwege in Unternehmen halten. Ich mag es, die Verantwortung zu tragen.
Natürlich ist auch ein schöner Bonus dabei, nämlich die Flexibilität. Es ist wahnsinnig toll, sich mit seinen Freunden zur Mittagspause treffen zu können. Dadurch bin ich aber auch flexibel für meine Brautpaare und kann zum Beispiel Abend- oder Wochenendtermine einrichten.

Welche Visionen haben Sie?
Ich liebe das intuitive Arbeiten. Daher ist mein ganz großes Ziel, dass mich Kunden ausschließlich deshalb buchen, weil sie mir zu 100 Prozent vertrauen.

Und wie sieht ihre ‚Handschrift‘ aus?
Wenn alles aufeinander abgestimmt ist, dann entsteht ein unvergessliches Erlebnis, bei dem sich die Gäste und das Brautpaar durch den Tag treiben lassen können, ohne zu merken, dass ein Zeitplan dahintersteckt. Ich achte sehr auf die kleinen Details – selbst der Sitzplatz bei der Trauung muss zum Konzept passen. Wenn es ein Sofa mit Fransen sein muss, dann muss auch genau dieses Sofa hergebracht werden (lacht).

Was motiviert Sie denn, immer Ihr Bestes zu geben?
Auf der einen Seite meine Familie, vor allem meine Ehefrau. Auf der anderen Seite mein eigener Perfektionismus. Schließlich hat man bei einer Hochzeitsplanung keine zweite Chance. Und deshalb habe ich zur Sicherheit immer einen Plan B oder „Schlecht-Wetter-Plan“ parat.

Welche Trends sind aus Ihrer Sicht im Kommen?
Es wird minimalistischer, aber gleichzeitig auch eleganter und nicht mehr so pompös. Der Boho-Stil bleibt, bekommt aber ein bisschen mehr Glamour. Ruhige Naturtöne stehen im Vordergrund, auch in Verbindung mit dem Thema Nachhaltigkeit. In diesem Zuge werden auch regionale Dienstleister bevorzugt.

Die Fragen stellte Havva Keskin. Weitere Informationen unter stephanievolk.de.